Texte für den Arbeitsalltag:
Präzise, professionell und produktiv
Im modernen Berufsleben geht es nicht nur um Termine und Aufgaben, sondern vor allem um Kommunikation: E-Mails, Projektupdates, Präsentationstexte, interne Memos, Statusberichte. Wer klar, verständlich und zielgruppengerecht schreibt, wird gehört – und verstanden.
Doch im Alltag bleibt für gute Formulierungen oft keine Zeit. Genau hier erweist sich ChatGPT als wertvolle Unterstützung: Die Software hilft dabei, Gedanken zu strukturieren, Texte schneller zu erstellen und Tonalität flexibel anzupassen – von locker-intern bis formell-offiziell.
Die folgenden Praxisbeispiele zeigen, wie das konkret funktioniert – inklusive ausführlicher Prompts und echter KI-Ergebnisse.
So passt du Texte schnell an
| Ziel | Nach-Prompt |
| Förmlicher Ton | „Bitte im sachlichen Stil für B2B.“ |
| Kürzer | „Kürze den Text auf max. 100 Wörter.“ |
| Bullet Points | „Gib den Inhalt als Liste wieder.“ |
| Social Media-Stil | „Formuliere es als LinkedIn-Post.“ |
Weitere nützliche Prompts für den Büroalltag
„Fasse dieses Protokoll in einem Infotext für die Geschäftsleitung zusammen. Max. 200 Wörter.“
„Formuliere eine To-do-Liste aus folgenden Notizen – in Stichpunkten mit Verantwortlichkeiten.“
„Erstelle einen Begrüßungstext für ein neues Teammitglied – stilistisch modern und persönlich.“
„Schreibe eine freundliche Erinnerungsnachricht an das Team zum Ausfüllen der Zeiterfassung.“
Drei konkrete Beispiele mit KI-Antworten
Beispiel 1 – Freundliche Erinnerung per E-Mail
Prompt: „Du bist Assistenz in einem Beratungsunternehmen. Formuliere eine freundliche, aber bestimmte E-Mail an Partnerfirma XY, da wir noch keine Rückmeldung zum Terminvorschlag vom 5. April erhalten haben. Ziel: Rückruf einfordern. Max. 120 Wörter. Ton: professionell, lösungsorientiert.“
Beispiel 2 – Interner Projektstatus in 5 Sätzen
Prompt: „Formuliere ein kurzes Projektupdate für den internen Slack-Kanal. Projekt: Relaunch der Firmenwebsite. Stand: Konzeptfinalisierung, Designphase gestartet. Ton: locker, aber strukturiert. Max. 5 Sätze.“
Beispiel 3 – Präsentationsinhalte vorbereiten
Prompt: „Erstelle eine Gliederung für eine 5-minütige Präsentation zum Thema Digitales Onboarding in KMUs. Zielgruppe: Teamleitung. Format: 5 Folien, jeweils max. 3 Bullet Points.“
Von Notizen zum fertigen Text: Effizienter Workflow für interne Status-Updates
Erste Schritte: Von der Zettelwirtschaft zur Struktur
Am Anfang steht das Chaos: handschriftliche Notizen, spontane Gedanken oder grobe Stichpunkte. Diese werden zunächst eingescannt oder digitalisiert, um eine erste Struktur zu schaffen. Ziel ist es, aus der Zettelwirtschaft eine brauchbare Grundlage für den weiteren Textprozess zu formen.
Der richtige Prompt: Die Notizen in Prosa verwandeln
Sobald die Stichpunkte vorliegen, kommt Künstliche Intelligenz ins Spiel. Mit einem gezielten Prompt wie „Erstelle aus diesen Notizen einen internen Projektstatus in Prosa“ kann ein erster, vollständiger Text generiert werden. Die KI verwandelt die rohen Informationen in einen lesbaren Entwurf, der sich bereits als Statusmeldung nutzen lässt.
Feinschliff: Tonalität und Länge anpassen
Der erste Entwurf ist selten perfekt – aber ein guter Startpunkt. Nun geht es an die Feinabstimmung: Soll der Text kürzer sein? Sachlicher? Oder vielleicht motivierender? Mit klaren Anweisungen wie „Mach’s kürzer / sachlicher / motivierender“ kann der Stil gezielt verändert und an die Zielgruppe angepasst werden. So entsteht schnell und effizient ein professioneller interner Projektstatusbericht.
